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2019年3月20日水曜日

帳簿記入の手間を解消できる!?FreeWay経理 LiteでCSVファイルをインポートする方法

2019年の確定申告は3月15日に終了しましたが、皆さんは無事に申告は出来たでしょうか?

私は今回、確定申告を行うために無料の会計ソフトを使用する機会がありましたので、その操作方法についてご紹介したいと思います。

それで使用したソフトは、株式会社フリーウェイジャパンが提供している永久無料のWindows用フリーソフト「FreeWay経理 Lite」と言うソフトです。

操作中にインポート方法が少し分かりにくい点があったので、その点を解説したいと思います。


Freeway経理 Liteで読み込めるファイル形式は?

Freeway経理ソフトで読み込める形式は「CSV形式」のファイルとなります。

中身は普通のテキストデータとなりますが、経理ソフトで読み込めるようにするには事前にお約束な形式に整形する必要があります。


CSV形式とは?

CSVはWindows等のパソコンで使用される場合に「ファイル名.csv」と拡張子が「.csv」となっている一般的なファイルとなります。

このCSVはComma-Separated Valuesを略した拡張子となり、一つ一つのデータを「,」カンマ区切りで並べたものとなり、Excelではカンマで区切った部分が横の1セルとなり、改行で下の行になります。

実際のCSVデータは次のとおりです。

"郵便番号","住所","名前","電話番号"
"100-0000","東京都千代田区xxx-xxx","佐藤 五郎","080-1234-5678" "115-0055","東京都北区赤羽西xx-yy-nn","山田 花子","090-9999-9999"


このデータの頭の1行目部分の「"郵便番号","住所","名前","電話番号"」は一般的にタイトルヘッダとして使われておりますが、Freeway経理 Liteでは不要なのでCSVの整形が終わったらヘッダ部分は削除して下さい。


ファイルの文字コード形式は?

Freeway経理 Liteで読み込めるファイルの文字コードは「Shift_JIS」形式となります。また、改行方法はWindowsで一般的な「<CR><LF>」形式となります。

私が初めてCSVファイルを読み込ませようとした際は、Unicode形式の「UTF-8」でファイルを保存してしまっていたので文字化けをしていました。

このUTF-8形式はプラグラミングやHTML等において世界標準で当たり前の認識だった為、この文字化けしてしまった原因が分からず、Shifut_JISでないと読めないと言う事に気づくまで少し時間が掛かりました

ExcelでCSVファイルを作成して保存する場合、ファイルの種類は「CSV(コンマ区切り)(*.csv)」で保存して下さい。

もし「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」の場合は文字化けします。

Freeway経理_インポート_01


Freeway経理 Liteの読み込みに必要なCSVデータは?

前項でCSV形式の仕組みは理解できたと思いますが、実際にFreeway経理 LiteでCSV形式のファイルを読み込むためには、読み込める形に整える必要があります。

この形式については以下の公式Q&Aにも書かれてはいますが、少々内容が分かりづらい点があります。

テキストファイル変換で、仕訳データ、科目残高、マスタへ取込むファイルの条件などがあれば教えてください  フリーウェイシリーズのFAQ

Q.テキストファイル変換で、仕訳データ、科目残高、マスタへ取込むファイルの条件などがあれば教えてください。


この経理ソフトで使われるタイトルヘッダは次の通りとなり、赤文字は必須入力項目となります。

また、青色の文字は私がExcel上で必ず入力する部分となり、インポート前に一括して入力を済ませていた方が、後で経理ソフトから入力するより手間が少ないと思われます。

  1. 伝票番号/4桁/無い場合は「0」入力必須
  2. 部門コード/2桁
  3. 工事番号/6桁
  4. 日付/和暦/年月日/6桁
  5. 借方科目コード/4桁/外部コード
  6. 借方科目名/全角4文字
  7. 借方補助コード/4桁
  8. 貸方科目コード/4桁/外部コード
  9. 貸方科目名/全角4文字
  10. 貸方補助コード/4桁
  11. 金額/11桁
  12. 摘要/全角32文字
  13. 課税区分/2桁
  14. 税率区分/2桁
  15. 資金繰科目コード/4桁
  16. 手形期日/和暦年月日/6桁/無い場合は「0」入力必須

ちなみに上記の1番と16番に「0」が入力必須となっているのはおそらく、データの始まりと終わりを確実にする為のモノだと思われます。


この項目ですが、もしタイトルヘッダの雛形として使いたい場合は、以下のコードを新規のテキストファイルにコピペして、保存形式では「CSV」の「Shifut_JIS」形式で保存します。それをExcel上から開くことで雛形のヘッダとして使用できます。これは以降で使いますので作成しておいて下さい。

"伝票番号/4桁/0必須","部門コード/2桁","工事番号/6桁","日付/和暦/年月日/6桁","借方科目コード/4桁/外部","借方科目名/全角4文字","借方補助コード/4桁","貸方科目コード/4桁/外部","貸方科目名/全角4文字","貸方補助コード/4桁","金額/11桁","摘要/全角32文字","課税区分/2桁","税率区分/2桁","資金繰科目コード/4桁","手形期日/和暦年月日/6桁/0必須"

※本来は「""」ダブルクォーテーションは不要ですが念の為に付けています。

銀行口座から取得したCSVファイル整形

それでは実際に銀行口座からCSVデータを取得して、データの整形を行いたいと思います。

今回使用する実データはジャパンネット銀行の口座です。口座からデータをCSVファイルをエクスポートして、そのファイルをFreeway経理用で読み込めるようにします。


ジャパンネット銀行からCSVファイルをエクスポート

まずはジャパンネット銀行にアクセスして自分の口座にログインします。口座にログイン出来たら取引明細ボタンをクリックして、普通預金取引明細照会の画面を表示します。

Freeway経理_インポート_02


普通預金取引明細照会の画面を開いたら、その下にスクロールすると照会条件変更という項目があるので、エクスポートする期間を選んで照会ボタンを押します。

照会期間が表示されたらダウンロード項目にあるCSVボタンを押すと新しいウィンドウが開いて、照会条件で指定した期間のCSVファイルが保存出来ます。

この時のファイル名はNBGから始まるものになりますので、後で分かりやすいようにファイル名を変更した方が良いかもしれません。

例)NBG2303at1e52gA4wx9C9b1i6r5j9a0Uch5q6e.csv

Freeway経理_インポート_03


CSVファイルをExcelで編集

今回はテスト用に2週間分のデータを取得しました。このCSVファイルの中身を開くと以下のようなデータになっています。

"操作日(年)","操作日(月)","操作日(日)","操作時刻(時)","操作時刻(分)","操作時刻(秒)","取引順番号","摘要","お支払金額","お預り金額","残高","メモ"
"2019","1","6","19","27","3","0000101","ヤフーヨキンバライ","25818","","64929",""
"2019","1","8","9","4","37","0000101","Visaデビット取消予約(2Axxxxxx)","","185","65114",""
"2019","1","10","3","1","25","0000101","振込 ウォレット ウケトリ","","2538","67652",""
"2019","1","11","11","46","50","0000101","振込 ウォレット ウケトリ","","2908","70560",""
"2019","1","12","13","59","34","0000101","ヤフーヨキンバライ","12863","","57697",""
"2019","1","12","14","3","8","0000201","ヤフーヨキンバライ","8785","","48912",""
"2019","1","15","11","16","7","0000101","振込 ウォレット ウケトリ","","3713","52625",""
"2019","1","16","12","34","30","0000101","JNBスター交換","","1","52626",""


このCSVファイルをExcelで開くと以下のように表示されますので、この内容をFreeway経理 Lite用に整形します。

Freeway経理_インポート_04

銀行の明細から必要なのは次の3点のみで、この点に合わせての整形になります。

4.日付/和暦/年月日/6桁
11.金額/11桁
12.摘要/全角32文字

まずは日付ですが、L1セルのメモの右側セルに「日付金額摘要」と記述します。
※Excelでは表示されるマス目をセルと呼びます。

Freeway経理_インポート_05

  • M2セル(日付)

Freeway経理 Liteで読み込める日付の形式は「和暦」となりますので、面倒ですが日付を和暦に変更する必要があります。

西暦を和暦に換算する考え方ですが、平成の場合は「西暦の下2桁+12」で大丈夫です。

例)2019年4月1日の場合は「19+12=31」となるので、平成31年4月1日になります。

ただし、今年の5月1日から新元号「令和」に変更されるので、平成は平成31年4月30日まで終わりとなり、令和1年5月1日以降は「西暦の下2桁-18」の考え方に変わります。

若しくは、話題になった「R18」の単語を利用して「2020年-18年=令和2年」と考えて、2020年=令和2年とも覚えられます。


上記の考え方でセルに入力する値は2019年1月の場合だと平成31年ですの、以下の関数を入力します

M2セル:=TEXT(DATE(A2,B2,C2),"eemmdd")

関数の意味は、date()で各セルを日付として取得し、text()で表示形式を平成年月日を2桁で表示します。

  • N2セル(金額)

金額部分はお支払金額お預り金額に分かれていますので、N2セルには次の関数を入力します。

N2セル:=I2&J2

上記の関数は2つのセルの値を結合して表示するものになりますが、片方しか値が入っていないので結合表示するだけで大丈夫です。

  • O2セル(摘要)

摘要部分は取引順番摘要を合わせて表示したいので、前項と同じ様に次の関数を入力します。

O2セル:=G2&" "&H2

上記の関数では取引順番と摘要の間にスペースを入れる為に「&" "&」を入力しています。

関数の計算値を通常の値に変換

最初にM2、N2、O2のセル値を下の行にもコピーして、全ての行で同じ様に計算出来るようにしておきましょう。

Freeway経理_インポート_06


M2からO9まで自動計算された値が表示されますが、このままセルをコピーすると関数のみが出力されてしまうため、この計算値を通常の値に変換します。

変換するためにまず、M2からO9をマウスで選択して右クリックメニューのコピーを選びます。

再度、右クリックメニューを開いて貼り付けオプションを選べば通常の値に変換されます。

Freeway経理_インポート_07


Freeway経理 Lite用にデータ値を加工

それでは前項で作成した銀行のデータをExcelを使ってFreeway経理 Lite用に加工します。

まず分かりやすいように、最初の方で作成しておいたタイトルヘッダを記載したCSVファイルをExcelで開きます。


日付・金額・摘要の項目

このCSVファイルに、前項で作成した日付、金額、摘要の値をコピーします。

4.日付:M2~M9 → D2~D9
11.金額:N2~N9 → K2~K9
12.摘要:O2~O9 → L2~L9

Freeway経理_インポート_08


伝票番号・手形期日の項目

次はデータの前後にある伝票番号手形期日を「0」で埋めます。

1.伝票番号:A2~A9 → 0を入力
16.手形期日:P2~P9 → 0を入力

Freeway経理_インポート_09


借方貸方の科目コード、科目名、補助コード

次は借方科目コード貸方科目コードを入力しますが、この科目コードで使うコードはFreeway経理 Liteの科目マスタに設定されている「外部コード」を使用します。もし内部コードを使用した場合は、インポートした際に勝手に諸口として設定されてしまうので注意です。

外部コードを調べるには、Freway経理 Liteを起動して次の順で開いて下さい。

マスタ → 201 科目マスタ → 4 会計データの科目登録 → ご自身の会社名

Freeway経理_インポート_10


以下のように科目マスタが表示されますので、その中にある外部のコードを使用します。

なお、私はJDL形式の科目マスタをインポートして使用していますが、もし別の科目マスタを利用する場合はFreeway経理Liteのマニュアルページの下部にある「他社会計ソフトの科目マスタファイル」をダウンロードして、それをソフトにインポートしてからご利用下さい。Freeway経理_インポート_11

科目コードの入力は銀行口座のお支払金額とお預り金額部分を見て仕分けしながら入力していきますが、借方貸方の入力を間違えないようにしましょう。

また、二度手間にならないように借方貸方の科目名と補助コードも一緒に埋めていきましょう。

この際の注意点として、コードは4桁で入力するようになっていますので、もし桁が足りない場合は0を追加して入力します。

5.借方科目コード:E2~E9 → 4桁コード
6.借方科目名:F2~F9 → 全角4文字まで
7.借方補助コード:G2~G9 → 4桁コード
8.貸方科目コード:H2~H9 → 4桁コード
9.借方科目名:I2~I9 → 全角4文字まで
10.借方補助コード:J2~J9 → 4桁コード

ちなみに、そのままExcelで入力する際に頭に0を付けると0が省略されてしまいますので、その場合はE~J列を選択してから右クリックメニューを出して、セルの書式設定を選んで分類標準から文字列に変更します。これで文字列として4桁表示が可能になります。

Freeway経理_インポート_12

税区・課区の項目

最後の入力として税区課区を入力しますが、この項目は基本的に課税事業者でなければ関係無い部分ですが、一般的に消費税に関しては知っておいた方が良い知識となりますので、こちらもきちんと入力しておきます。

13.課税区分:M2~M9 → 2桁コード
14.税率区分:N2~N9 → 2桁コード


  • 課税区分に関して

課税区分は売上や仕入や経費等で入力する値が変わります。この課税区分については国税庁のホームページ等を参考にしてください。

この項目はFreeway経理 Liteを開いて、以下の順で開けば確認する事が可能です。

マスタ → 205 課税区分

一般的に使う項目としては以下の赤枠で囲んだ部分ぐらいだと思います。

Freeway経理_インポート_13

私は対応例としては次の様に入力しています。

売上が「11(第二種)」だった場合、それが返品された場合は「62(返品等、割引)

第二種の仕入が「21(仕入対課税売上)」だった場合、それを返品する場合は「72(返品等、割引)


  • 税区に関して

税区は現在の消費税が8%ですので、課税取引であれば「08」を入力し、非課税取引であれば「00」を入力すれば大丈夫です。


上記の課区税区を入力していれば、後で経理ソフトの消費税課区税区チェック上からすぐに確認することが出来ます。

帳票印刷① → 314 消費税課区税区チェック → ご自身の会社名 → 会計期間の選択 → 実行ボタンをクリック

Freeway経理_インポート_14

これで必要な項目が全て埋まってインポートの形式が揃いました。


作成したCSVファイルを保存

作成したCSVファイルを保存しておきますが、この時に必ず1行目は削除して下さい。前項で記載していた通り1行目はタイトルヘッダで不要となります。

Freeway経理_インポート_15

タイトルヘッダの削除が済んだらファイル名を次の通りに変更して保存します。

ファイル名:KAI0000-Shiwake.csv

このファイル名の「0000」の部分は初期に設定した会社番号となりますが、無料版では基本的に「0000」です。

ちなみにファイル名の変更は読み込みの為のエラーチェックとなっており、ファイル名が違うと「ファイル名と会社レコードが一致しません。」と表示されてデータの読み込みが出来ません。

作成したCSVファイルをFreeway経理 Liteにインポート

それではいよいよ前項で作成したインポート用CSVファイルをFreeway経理 Liteにインポートしていきます。

念のためにインポートする前に以下の点を確認して下さい。

  1. 既にソフトに入力済みのデータで、インポートするデータとの重複はないか?
  2. ソフトデータ自体のバックアップはとっているか?


インポートするにはFreway経理 Liteを次の順で開いて下さい。

ユーティリティ → 602 できすとファイル変換 → ご自身の会社名→ 4 テキストファイルを仕訳データに変換

Freeway経理_インポート_16

テキストファイルを仕訳データに変換する際のオプションとして、画像の右項目で必要な設定を行います。

基本的な設定は次の通りで、付箋色は付けていた方が後で仕訳データを見る時に便利です。

  1. 仕訳データの取り込み方法:追加
  2. 取り込む仕訳データに付箋:付箋有り(お好きな色)


インポートが正しく完了すれば以下のようになり、仕訳データ表示から付箋の色も確認できます。

Freeway経理_インポート_17

まとめ

帳簿に沢山のデータを手打ちで入力するのは非常に労力を伴いますが、今回の様にデータをインポートする事で、楽して帳簿処理が可能になります。

また、インポート前にExcel上で入力処理を行っておくことで、インポート後に経理ソフト上からの修正が不要となりますので、そこはしっかりと処理をしておきましょう。

以上、CSVファイルをFreeway経理 Liteにインポートする方法でした。

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